为了更好地规范公司内部资源的管理与利用，提高工作效率，确保会议顺利进行，特制定本会议室使用规定，请全体员工严格遵守。

一、会议室预订流程

1. 提前预约

所有会议室需提前通过公司内部系统或指定平台进行预约。原则上，应至少提前一天提交申请，紧急情况下可由部门负责人审批后即时使用。

2. 优先级安排

预约遵循“重要性优先”原则。如遇冲突情况，由行政部根据会议性质及参与人员级别协调解决。

3. 取消与变更

若已预约但无法按时使用，请及时在系统中取消或调整时间，避免资源浪费。

二、会议期间注意事项

1. 准时开始与结束

各参会人员应按照预定时间准时到场，会议主持人负责把控议程进度，确保按时结束。

2. 设备使用

使用投影仪、音响等电子设备前，请检查其状态是否正常，并正确操作；如有问题，请联系技术支持人员处理。

3. 保持环境整洁

会议结束后，请将桌面清理干净，椅子归位，并关闭所有电器设施。若发现损坏公共物品的情况，需照价赔偿。

4. 禁止吸烟与饮食

室内全面禁烟，同时不得携带食物进入会议室（特殊情况除外）。

三、违规处理措施

对于未按规执行的行为，公司将视情节轻重采取以下措施：

- 第一次警告；

- 第二次扣除绩效分数；

- 情节严重者将影响年度考核结果。

希望全体员工共同维护良好的办公秩序，让有限的会议室资源发挥最大效用！

以上为本次更新后的《会议室使用规定》，自发布之日起正式实施。如有疑问或建议，请随时向行政部门反馈。感谢大家的支持与配合！

行政部

2023年10月